Ein neues Bestandssystem ist eine Entscheidung für viele Jahre. Deshalb beantworten wir hier offen, was Vorstände, Geschäftsführungen und Verwaltungen von Sterbekassen uns am häufigsten fragen – zu Funktionsumfang, Einführung, Kosten, Betrieb und Datenschutz. Auch dort, wo die Antwort nicht nur angenehm ist.
Paloma ist ausschließlich für Sterbekassen gebaut – nicht eine allgemeine Versicherungssoftware mit Branchenaufsatz.
Paloma ist eine Bestandsverwaltung für Sterbegeldversicherungen. Sie wurde von Grund auf für Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit entwickelt: für die Tarifstrukturen, Abrechnungsmodelle, Prozesse und Meldepflichten, die eine Sterbekasse tatsächlich braucht. Zielgruppe sind Vorstände, Geschäftsführungen und Verwaltungen von Sterbekassen jeder Größe – vom Verein mit wenigen hundert bis zur Kasse mit mehreren zehntausend Mitgliedern.
Paloma bildet das gesamte Tagesgeschäft ab – ohne Systemwechsel und ohne Nebenlisten in Excel:
Genau dafür ist Paloma gebaut. Tarifparameter, Beitragsstaffeln, Wartezeiten, Ehegatten- und Kindermitversicherungen, Beitragsbefreiungen sowie Deckungskapital- und Rückkaufswertformeln sind vollständig konfigurierbar – ohne Programmiereingriff und ohne Hardcodierung im Quelltext.
Formeln werden in einer Excel-ähnlichen Syntax hinterlegt. Ihr Fachbereich kann sie also selbst lesen, nachvollziehen und pflegen, statt für jede Anpassung auf uns warten zu müssen. Bei unseren bisherigen Kunden war Individualprogrammierung für das Tarifwerk nie nötig.
Die regulatorischen Pflichten einer Sterbekasse sind im Standard enthalten, nicht als Zusatz: eine BaFin-konforme Beschwerdedokumentation, Bestandsstatistiken in einem von der Aufsicht akzeptierten Format, automatisch erzeugte Finanzamtsbescheinigungen sowie die Unterstützung des RISER-Verfahrens.
Hinzu kommt die lückenlose Historisierung: Jede Änderung ist mit Bearbeiter, Zeitpunkt und Art der Änderung nachvollziehbar – die Grundlage jeder Prüfung durch Aufsicht oder Revision.
Ja. Für Adressänderung und Online-Antrag gibt es das Paloma-Online-Portal als einbettbare Bausteine für Ihre eigene Vereinswebsite. Sie fügen sie in Ihre Seite ein und gestalten sie mit Ihrem eigenen Erscheinungsbild – Ihre Mitglieder verlassen also nicht Ihre Website. Die Anliegen landen direkt in Paloma, statt als Papier oder E-Mail in der Verwaltung.
Das Kerngeschäft einer Sterbekasse – Mitglieder, Verträge, Tarife, Buchhaltung, Dokumente, geführte Prozesse und die Meldepflichten – ist im Standard enthalten. Darüber hinaus gibt es optional zubuchbare Module, mit denen Sie Ihr System gezielt erweitern – etwa das Online-Portal, den Betrieb in unserem Rechenzentrum oder die Datenmigration.
Module lassen sich jährlich zu- und wieder abwählen. Die Datenmigration etwa buchen Sie nur für die Umstellung – in der Praxis für das erste Jahr ab Livegang, danach wählen Sie sie wieder ab. Übernehmen Sie später den Bestand einer anderen Kasse, buchen Sie sie für diesen Zeitraum erneut dazu.
Welche Module für Ihr Haus sinnvoll sind, hängt von Ihrer Größe und Ihren Prozessen ab. Wir gehen das im Vorgespräch mit Ihnen durch, damit Sie nichts bezahlen, was Sie nicht brauchen.
Ja. Paloma ist von Anfang an als Server mit einer REST-API gebaut – die Oberfläche Ihrer Verwaltung ist selbst nur ein Client dieser Schnittstelle. Alles, was Paloma verwaltet, lässt sich damit auch maschinell abfragen und ändern: für die Anbindung Ihrer Finanzbuchhaltung, eigene Auswertungen oder Ihren Posteingang.
Die technischen Einzelheiten finden Sie unter Entwicklerressourcen.
Die Sorge vor der Migration ist der häufigste Grund, einen fälligen Systemwechsel aufzuschieben. Hier steht, wie er tatsächlich abläuft.
Eine Testumgebung steht innerhalb weniger Tage. Bis zum produktiven Livegang vergehen je nach Organisation, Bestandsgröße und Zustand der Altdaten einige Monate bis etwa eineinhalb Jahre.
Das Tempo bestimmen dabei Sie: Der Regelbetrieb läuft bis zum Livegang in Ihrem bisherigen System weiter, sodass kein Termindruck auf Ihrer Verwaltung lastet.
Wir haben Bestände aus den unterschiedlichsten Altsystemen nach Paloma überführt – einschließlich über Jahrzehnte gewachsener Datenstrukturen. Diverse Bestandssysteme werden bereits nativ unterstützt. Für kleinere Migrationen gibt es eine Excel-Importschnittstelle; weitere Systeme binden wir nach Absprache an.
Seit der Einführung der Software Paloma haben wir bereits einige produktive Migrationen durchgeführt. Jede Migration wird gegen Ihre Altdaten geprüft, bevor sie produktiv geht. Dies inkludiert beispielsweise den vollständigen Abgleich der Sollstellungen und Lastschriften, gerne mehrfach über Monate hinweg, sowie den vollständigen Abgleich der Bestandsbewegung – häufig mit der Erkenntnis, dass im bisherigen Bestandssystem gewisse Fehler bislang unentdeckt geblieben sind.
Sie kommen in jedem gewachsenen Bestand vor – und sie fallen bei der Migration auf, weil die Daten erstmals seit langem vollständig geprüft werden. Wir legen Ihnen offen, was unvollständig oder widersprüchlich ist, und stimmen mit Ihnen ab, wie damit umzugehen ist.
Nichts wird stillschweigend „geradegezogen“: Was wir nicht eindeutig übernehmen können, entscheidet Ihr Fachbereich.
Ja. Bis zum produktiven Livegang arbeiten Sie unverändert in Ihrem bisherigen System. Paloma läuft parallel als Test- und Abnahmeumgebung, in der Sie mit Ihren eigenen Daten prüfen können, ob alles stimmt. Eine Betriebsunterbrechung gibt es nicht.
Auf Wunsch richten wir Ihnen eine Testumgebung für einen individuell vereinbarten Zeitraum ein. Sie können diese Zeit nutzen, um sich in Ruhe mit Paloma vertraut zu machen – gerne mit Ihren eigenen Tarifen, damit Sie sehen, dass die Berechnungen zu Ihrem Tarifwerk passen.
Schulungen sind in der Jahresgebühr enthalten und werden nach Bedarf und in Abstimmung mit Ihnen organisiert – auch als Termin bei Ihnen vor Ort.
Der Schulungsaufwand ist dabei geringer als bei vielen Altsystemen, weil die geführten Bearbeitungsmasken durch die Standardvorgänge führen, statt Expertenwissen einzelner Personen vorauszusetzen.
Ja – das ist bei einem Großteil unserer Kunden der Fall. Entweder übernehmen wir den Betrieb für Sie in einem deutschen Rechenzentrum, oder wir arbeiten mit dem IT-Dienstleister Ihres Hauses zusammen. Auf Ihren Arbeitsplätzen ist ohnehin nichts zu installieren und nichts zu pflegen.
Sehr gerne. Wir vermitteln Ihnen ein Referenzgespräch mit einer Sterbekasse, die Paloma produktiv einsetzt – nach Möglichkeit mit einem Haus Ihrer Größe und vergleichbarer Ausgangslage. Aus erster Hand zu hören, wie die Umstellung gelaufen ist, überzeugt zu Recht mehr als jede Broschüre.
Der häufigste versteckte Kostentreiber bei Altsystemen sind Releasewechsel und Anpassungsprojekte. Unser Modell schließt beides aus.
Sie zahlen eine degressive Jahresgebühr auf Basis Ihrer aktiven Mitglieder: Je größer Ihr Bestand, desto geringer der Preis je Mitglied. Weil sich die Ansprüche der Kassen und der gewünschte Modulumfang unterscheiden, nennen wir hier bewusst keinen Festpreis.
Die konkrete Zahl für Ihr Haus rechnen wir Ihnen in einem Vorstellungstermin transparent vor – mit Ihrer Mitgliederzahl und den Modulen, die Sie wirklich brauchen.
In der Jahresgebühr sind enthalten:
Die Datenmigration aus Ihrem Altsystem ist ein Modul, das Sie nur für die Umstellung buchen – in der Praxis für das erste Jahr ab Livegang – und danach wieder abwählen. Es ist wie unsere übrigen Module kalkuliert: ein überschaubarer Aufschlag auf die Jahresgebühr, kein Projektbudget und keine Einmalkosten.
Keine Einmalzahlung und kein Projektbudget. Die Umstellung wird über die laufende Jahresgebühr bezahlt; hinzu kommt für diese Zeit das Modul Datenmigration – ein Aufschlag in der Größenordnung einer normalen Modulerweiterung, nicht die fünf- oder sechsstellige Projektsumme, die für einen Systemwechsel in dieser Branche üblich ist.
Was ausdrücklich nicht anfällt:
Nach der Umstellung wählen Sie das Migrationsmodul ab und zahlen wieder die Jahresgebühr ohne Migrationsmodul. Der Wechsel erzeugt also keine dauerhafte neue Position in Ihrem Wirtschaftsplan.
Nein. Wir veröffentlichen fortlaufend Updates; große Releasewechsel mit Übergangszeiten und hohen Migrationsaufwänden entfallen dadurch. Die Weiterentwicklung von Paloma ist vollständig im Preis inbegriffen.
Ausnahme sind die optional zubuchbaren Module: Wird eine neue Funktion einem Modul zugeordnet, können Sie sie nur nutzen, wenn Sie dieses Modul gebucht haben. Bei größeren Funktionsneuerungen behalten wir uns vor, zusätzliche Module aufzunehmen – damit Sie Ihr System weiterhin gezielt auf Ihren Bedarf zuschneiden können, statt für alles zu zahlen.
Nein. Die REST-Schnittstelle ist Teil von Paloma und in der Jahresgebühr enthalten – es gibt kein gesondert lizenziertes Schnittstellenmodul und keine Abrechnung nach Aufrufen. Zusätzlicher Aufwand entsteht nur, wenn wir eine Integration für Sie entwickeln sollen.
In aller Regel nichts, weil sich Ihre Besonderheiten konfigurieren lassen, statt programmiert werden zu müssen. Und wenn eine Anforderung aus Ihrem Haus auch für andere Kassen sinnvoll ist, übernehmen wir sie häufig ohne Zusatzkosten in den Standard – dann pflegen und aktualisieren wir sie dauerhaft mit.
Das ist für beide Seiten besser als eine Sonderentwicklung, die bei jedem Update Aufmerksamkeit braucht.
Die Jahresgebühr richtet sich nach Ihrer Mitgliederzahl – die einzige Größe, die sich verändert, kennen Sie also selbst am besten. Es gibt keine Upgradegebühren, keine Releasewechselkosten und keine Kosten für die laufende Weiterentwicklung. Damit ist die Position im Wirtschaftsplan über Jahre hinweg vorhersehbar.
Auf den Arbeitsplätzen ist nichts zu installieren. Alles Weitere entscheiden Sie: eigener Server oder deutsches Rechenzentrum.
Ja, und das ist unser Standardmodell: Paloma läuft auf Ihrer eigenen Infrastruktur, Ihre Daten verlassen Ihr Haus nicht. Alternativ übernehmen wir den Betrieb in einem deutschen Rechenzentrum – mit Auftragsverarbeitungsvertrag und vor allem für Häuser ohne eigene Serverlandschaft gedacht.
Einen aktuellen Browser – Chrome, Edge, Firefox oder Safari. Mehr nicht. Paloma läuft vollständig im Browser, unabhängig von einer bestimmten Windows- oder Office-Version. Für Ihre IT bedeutet das: kein Rollout, keine Client-Updates, keine Abhängigkeit von einzelnen Büro-PCs.
Damit ist auch die Arbeit aus dem Homeoffice ohne Umwege möglich – ein Punkt, an dem viele Altsysteme scheitern.
Ausschließlich etablierte Open-Source-Technologien: PostgreSQL als Datenbank, Docker für die Auslieferung, Java auf der Serverseite und Angular für die Oberfläche. Es gibt keine proprietären Datenformate – Ihre Daten liegen in einer Datenbank, die jeder Entwickler lesen kann.
Für Sie heißt das: kein Lock-in. Im Extremfall könnte ein Dritter das System betreiben und weiterentwickeln.
Wir veröffentlichen Updates fortlaufend, teils täglich. Jedes Update wird vorher durch eine Vielzahl automatisierter Tests und eine manuelle Prüfung abgesichert.
Beim Betrieb im eigenen Haus bestimmen Sie den Update-Zyklus selbst – die Auslieferung als Container hält den Aufwand dafür gering. Wir empfehlen eine tägliche Aktualisierung. Betreiben wir Paloma für Sie, halten wir Ihr System automatisch auf dem neuesten Stand.
Paloma bringt einen eigenen Sicherungsmechanismus mit, dessen Ziel Sie konfigurieren – Sicherungen können also dort landen, wo Ihr bestehendes Backup-Konzept sie erwartet. Betreiben wir Paloma für Sie, gehört die regelmäßige Sicherung zum Betrieb.
Ja. Neben der Anmeldung mit Benutzername und Kennwort unterstützt Paloma LDAP beziehungsweise Active Directory sowie OAuth 2, auch in Form von Microsoft Entra ID. Ihre Benutzer müssen also nicht doppelt gepflegt werden, und Ihre bestehenden Regeln für Kennwörter und Sperrungen gelten weiter.
Betreiben wir Paloma für Sie, kümmern wir uns um Überwachung und Wiederherstellung. Betreiben Sie es selbst, stellt Paloma Monitoring-Schnittstellen bereit, mit denen Sie das System in Ihre bestehende Überwachung einbinden – und im Ernstfall erreichen Sie uns telefonisch direkt, ohne Warteschleife.
Sie verwalten Gesundheits-, Sterbe- und Bankdaten Ihrer Mitglieder. Entsprechend genau beantworten wir diese Fragen.
Beim Betrieb im eigenen Haus liegen Ihre Daten ausschließlich auf Ihrer Infrastruktur; wir haben keinen Zugriff auf Ihren Produktivbestand. Nur wenn Sie uns für eine Fehleranalyse ausdrücklich hinzuziehen, erhalten wir Einblick – auf Ihre Veranlassung und nachvollziehbar.
Beim Betrieb durch uns liegen die Daten in einem deutschen Rechenzentrum, geregelt über einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Paloma ist für den Einsatz unter der DSGVO gebaut: differenzierte Berechtigungen, Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen, Verschlüsselung der Übertragung und dokumentierte technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs), die wir Ihnen für Ihr Verarbeitungsverzeichnis zur Verfügung stellen. Für den Cloud-Betrieb schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Wie wir mit Daten auf dieser Website umgehen, steht in unserer Datenschutzerklärung.
Das entscheiden Sie. Über Rollen und Berechtigungen legen Sie fest, welche Daten ein Benutzer sieht und welche Aktionen er auslösen darf. Verwalten Sie mehrere Kassen in einer Installation, lässt sich der Zugriff zusätzlich auf einzelne Kassen begrenzen.
Ja, lückenlos. Jede Änderung an Mitgliedsdaten, Verträgen, Buchungen und Vorgängen wird mit Bearbeiter, Zeitpunkt und Art der Änderung revisionssicher protokolliert. Nichts verschwindet unbemerkt – weder aus der Oberfläche noch über die Schnittstelle.
Für Prüfungen durch Aufsicht oder Revision heißt das: Die Historie beantwortet die Frage „Wer hat das wann geändert?“ ohne Suchaktion.
Findet der Betrieb von Paloma durch uns statt, betreiben wir die Software mit Ihrem Datenbestand ausschließlich in nach ISO 27001 zertifizierten, deutschen Rechenzentren.
Wir selbst haben aktuell keine ISO-Zertifizierung. Was wir stattdessen liefern, sind dokumentierte technisch-organisatorische Maßnahmen, eine klar beschriebene Sicherheitsarchitektur und die Bereitschaft, Ihrem Wirtschaftsprüfer oder Ihrer Aufsicht jede Frage dazu konkret zu beantworten.
Die Verbindung ist ausschließlich verschlüsselt (TLS). Ob Paloma überhaupt aus dem Internet erreichbar ist, bestimmen Sie – beim Betrieb im eigenen Haus liegt das vollständig in Ihrer Hand. Für den Zugriff von außen empfehlen wir eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und eine Einschränkung auf bekannte Adressbereiche.
Wir sind ein kleines Haus. Das heißt: Sie sprechen mit den Menschen, die Paloma entwickeln – und nicht mit einer Warteschleife.
Auf dem Weg, der Ihnen am liebsten ist: telefonisch über die Hotline oder die Durchwahl Ihres Ansprechpartners, per E-Mail, über Microsoft Teams – oder direkt aus Paloma heraus. Aus der Anwendung erstellte Tickets landen automatisch in unserem Ticketsystem, wo Sie ihren Stand nachverfolgen können.
Telefonnummer, E-Mail-Adressen und Bürozeiten finden Sie auf der Kontaktseite.
Im Standard arbeiten wir ohne formale Reaktionszeitgarantie – in der Praxis antworten wir in der Regel am selben Werktag, weil Ihre Anfrage direkt bei den Entwicklern und Entscheidungsträgern landet.
Wenn Ihr Haus feste Zusagen benötigt, treffen wir dazu eine individuelle Vereinbarung. Sprechen Sie uns darauf an, bevor Sie sich entscheiden.
Ja, kontinuierlich – sowohl Fehlerbehebungen als auch neue Funktionen. Aktualisierungen stellen wir automatisiert bereit, in einem Rhythmus, den Sie beim Betrieb im eigenen Haus selbst festlegen. Die Entwicklung läuft seit 2018 und ist vollständig in der Jahresgebühr enthalten.
Direkt in Paloma gibt es eine Möglichkeit, Feedback einzureichen. Es geht in unser Ticketsystem, wird priorisiert und umgesetzt. Als Nutzer von Paloma sind Ihre Anforderungen für uns die wichtigste Quelle für die Weiterentwicklung.
Ist Ihr Wunsch auch für andere Kassen sinnvoll, wandert er ohne Zusatzkosten in den Standard – und wird damit dauerhaft mitgepflegt.
Eine veröffentlichte Roadmap führen wir nicht – wir halten wenig von Terminzusagen, die sich mit der nächsten Kundenanforderung ohnehin verschieben. Über unsere aktuellen Entwicklungsschwerpunkte sprechen wir stattdessen offen mit Ihnen, und was fertig ist, finden Sie unter Neuigkeiten.
Eine berechtigte Frage, die wir offen beantworten. Paloma basiert ausschließlich auf etablierten Open-Source-Technologien – es gibt keine proprietären Datenformate und damit kein Lock-in. Ihre Daten liegen bei Ihnen, und im Extremfall könnte ein Dritter das System betreiben und weiterentwickeln.
Dazu die Fakten: Die Entwicklung läuft seit 2018, Evonetic ist seit 2021 am Markt, Paloma läuft produktiv bei elf Kassen, und wir wachsen personell. Im Gegenzug erreichen Sie bei uns Entscheidungsträger direkt.
Ja. Wir zeigen Ihnen Paloma kostenlos und unverbindlich – auf Wunsch bei Ihnen vor Ort, mit Ihrem Vorstand, Ihrer Sachbearbeitung und Ihren Fragen. Vorab klären wir in einem kurzen Telefonat Ihre Ausgangslage, damit wir vorbereitet kommen: Altsystem, Bestandsgröße, Besonderheiten Ihrer Tarife.
Termin anfragen oder rufen Sie uns einfach an.
Keine Frage ist zu speziell – im Gegenteil: Je genauer Sie fragen, desto genauer können wir antworten. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung von jemandem, der Paloma kennt, und keine Broschüre.
